¿Será 2022 un año de congresos híbridos y virtuales?

Esta es una pregunta difícil de responder de por sí. Pero más todavía cuando Omicron, la nueva variante de la Covid19 nos ha golpeado de lleno. De momento, esto implica que conforme suben los contagios y las restricciones a nivel global, también aumenta la incertidumbre sobre cómo serán estos primeros meses de 2022 para el sector de los eventos (aunque tenemos pistas de ello, si tenemos en cuenta que ya se están posponiendo eventos presenciales para el segundo semestre del año, sobre todo aquellos internacionales que implican grandes desplazamientos y volúmenes de asistencia).

Nosotros no tenemos “poderes” para vaticinar el futuro, sin embargo, sí que podemos basarnos en nuestra propia experiencia durante todos estos meses, para afirmar que una gran cantidad de organizadores han decidido convertir en híbridos sus eventos, de manera que al menos parte de su contenido o todo, él se transmita online. Así se puede llegar a un público remoto, y además dar opción a los asistentes de disfrutar el mismo evento en formato presencial y virtual simultáneamente. Esta tendencia no va a cambiar en 2022, sino que va a potenciarse todavía más. Ya que una vez comprobado que se llega a más audiencia, que aumenta el retorno sobre inversión (ROI), que son eventos más sostenibles que los puramente presenciales, que se puede obtener una valiosa información con la recogida de datos, y que se pueden crear experiencias memorables para los asistentes… ¿Quién renunciaría a todas estas ventajas que proporciona un evento híbrido o virtual, cuyo contenido además puede reutilizarse más allá del propio evento?

• Híbrido como formato estrella. Se mantendrá la parte virtual en los eventos presenciales independientemente de la pandemia, para unir lo mejor de ambos formatos. Sobre todo en los primeros meses del año, se prevé una nueva disminución de lo presencial, para enfocarse en la salud y seguridad de las personas, lo cual favorecerá el auge de la parte digital, para dar más flexibilidad y tranquilidad a los asistentes. El formato híbrido es más abierto, llega a más segmentos de mercado, su coste en personal es menor en comparación con el presencial, y se convierte en una herramienta básica en la estrategia de comunicación corporativa.
• Auge de la tecnología para eventos. La necesidad de software para eventos se incrementará e irá evolucionando para cubrir las nuevas necesidades: más apps móviles que agilicen gestiones; integrar lo presencial con lo virtual desde el registro, acceso, contenido, patrocinios…; gamificación y networking para mejorar los eventos; creación de comunidades antes y después del evento; promocionar la interacción de la audiencia tanto presencial como digital; crear experiencias de usuario sencillas para todos los asistentes, pero a la vez únicas en ambos formatos.

• Incremento de los pequeños eventos. Se celebrarán de manera másfrecuente, distribuidos en el calendario anual y en formato virtual, además tenderán a ser más cortos y con contenidos personalizados para grupos pequeños. Mientras que los eventos a gran escala serán menos frecuentes y en formato presencial o híbrido.
• Eventos corporativos internos en alza. Estos han tomado protagonismo en su formato híbrido o virtual, en un principio a causa de las restricciones en la interacción del personal. Pero una vez comprobada su eficiencia, tanto en ahorro como en comodidad, van a aumentar en cantidad y frecuencia durante el año próximo.

• Ferias y congresos con más alcance. Al incorporar una parte virtual, estos eventos comerciales llegan a perfiles más diversos, de otros sectores incluso. Esto se traduce en más oportunidades de negocio y más clientes potenciales. Lo mismo sucede con los congresos, en los que de manera digital pueden por ejemplo intervenir ponentes y expertos de todo el mundo. Esto aumenta el valor de los contenidos y el alcance del evento, respecto al formato estrictamente presencial. Por tanto, esta tendencia continuará en 2022.
• Live streaming commerce como una forma de monetizar. La ventaja del formato presencial, aunque tenga menor audiencia que el virtual, es que los ingresos que genera el organizador a través de la venta de entradas, consumiciones, souvenirs, etc. es mucho mayor en el primer caso. Por lo tanto, para compensar esta diferencia, van surgiendo nuevas formas de sacar rentabilidad de los eventos virtuales. Un ejemplo sería el “Live streaming commerce”, que consiste en retransmisiones o “live streamings” en los que un conductor muestra cómo funciona un producto o servicio, permitiendo al usuario conocer sus beneficios y emitir una crítica u opinión sobre el mismo. El objetivo es conseguir la venta online, acercando la marca al cliente.

Desde Stands Virtuales, basándonos en la observación y la propia experiencia, tenemos la certeza de que el 2022 será otro año de consolidación para los formatos híbrido y virtual, que irán evolucionando gracias a la tecnología de eventos. Y sobre todo, creemos que estos formatos no desmerecerán al presencial, sino que lo enriquecerán y complementarán, para mejorar la experiencia de los asistentes.